プライバシーポリシー

株式会社新進商会は、お客さまの生産効率・経営効率の向上を支援するため、最適なサプライチェーン・ソリューションを提供することによってお客さまの満足と信頼を得るとともに社会に貢献することを目指しています。弊社は、主な事業の１つであるフルフィルメント事業において特に多くの個人情報を取り扱っており、個人情報の保護は弊社の社会的責務と考え、次の取り組みを実施しています。

1. 1. 個人情報の取得

   弊社は、ご本人から個人情報をご提供・ご登録いただく場合は利用目的を特定し、ご本人に委託業務の運用方法や担当者窓口などをお知らせしたうえで、必要な範囲の個人情報を取得します。

2. 2. 個人情報の利用

   弊社は、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報を利用させていただくものとし、それ以外の目的にご本人の同意または正当な理由なく利用することは決していたしません。
   また、目的外利用を行わないための措置を講じます。

3. 3. 個人情報の管理

   弊社は個人情報の取り扱いに関し安全管理措置を講じています。
   （組織的安全管理措置）
   個人情報を取り扱う部署ごとに個人情報保護の責任者を任命し、情報管理委員会を設置したうえでセキュリティ管理を推進します。それにより法令及び社内規定に違反あるいはそのおそれを把握した場合は責任者に速やかに報告する体制を整えています。また、定期的に内部監査を実施しています。
   （人的安全管理措置）
   社員に対しては個人情報の取り扱いに関する留意事項について教育と啓蒙を継続的に実施し、また就業規則には秘密保持義務を規定するとともにすべての社員と秘密保持契約を締結しています。
   （物理的安全管理措置）
   個人情報を取り扱う区域における社員の入退出管理及び持ち込み機器などの制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。 また、個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類などの盗難または紛失などを防止するための措置を講じています。
   （技術的安全管理措置）
   アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベースなどの範囲を限定しています。また、情報システムを外部からの不正アクセスおよび不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
   また、弊社のウェブサイトにおけるセキュリティは下記をご参照ください。

4. 4. 第三者提供の制限

   弊社は、予めご本人からご同意いただいている場合や業務を委託する場合、その他の正当な理由がある場合を除き、個人情報を第三者に提供または開示することは決してしません。

5. 5. 個人情報の改訂

   弊社は、個人情報の変更、確認、訂正、削除などの改訂を行う場合は、適切な対応を行います。

6. 6. 苦情及び相談

   弊社は、個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談があった場合、迅速に事実関係などを調査のうえ、適切な対応を行います。

7. 7. 法令等遵守

   弊社は、関連法令、所管官庁が定めるガイドライン、その他の規範ならびにJIS Q 15001にもとづいた弊社社内規程を遵守します。

8. 8. 継続的改善

   弊社は、上記項目１ないし項目７の実践状況について日常点検及び定期的監査を実施し、社内体制を継続的に改善していきます。また弊社を取り巻く環境の変化に応じてマネジメントシステムを随時見直し、改善を図っていきます。

※弊社のプライバシーポリシーに関するお問い合せは次の窓口までお願いいたします。

〒108-8325 東京都港区三田2-17-25
株式会社新進商会
管理本部総務部長　電話：03-3455-1961
（受付時間：弊社の休日を除く9:00～17:30)

なお、ウェブサイトを通じてご提供いただいたご本人の個人情報の開示、訂正、削除などに関するご質問、お問い合せなどはご本人が個人情報を入力したサイトのお問い合せ窓口にて承ります。

「個人情報の保護に関する法律」にもとづく公表事項

株式会社新進商会（以下「弊社」といいます）は、「個人情報の保護に関する法律」（以下「法」といいます）にもとづき、以下の事項を公表します。
この「公表」には、「本人が容易に知りうる状態に置いていること」及び「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む）」に置くことを義務付けられている事項を含みます。なお、ここでいう「個人情報」には、法で定義する「個人情報」「個人データ」及び「保有個人データ」ならびに「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」といいます）で定義する特定個人情報を含みます。

1. １．個人情報取扱事業者の名称及び個人情報保護管理者

   『株式会社新進商会』管理本部長（電話03-3455-1961）

2. ２．個人情報の取得及び利用目的

   (1)お客さまから直接書面（注）に記載された個人情報を取得する場合は、その都度、利用目的を明示させていただきます。

   （注）電子的方式、磁気的方式など人の知覚によっては認識できない方式で作られる記録を含みます。また、オンライン上ではPC・携帯電話などの端末に表示されるウェブ画面や電子メールに入力する場合も含みます。

   (2)上記(1)以外の方法によって取得する場合は、下表の利用目的の範囲内（特定個人情報については、いかなる場合も個人番号を利用できる事務の範囲内）で取り扱います。

   (3)弊社は、次に記載の利用目的達成に必要な範囲で個人情報を利用します。

   個人情報の種類

   利用目的

   ①お取引先さまに関する個人情報

   • お取引先さまとの契約にもとづく義務の履行、権利の行使のため
     （但し、業務受託に伴い受領したお取引先さまの顧客の個人情報については弊社に開示などの権限はありません。）
   • 商品、サービスなどに関する情報提供のため
   • 商品・サービスなどの改良、新商品及び新規事業の開発などに役立てるため
   • 上記に付帯するサービスの提供のため
   • 所得税法などにもとづき税務署に提出する支払調書作成のため
   • その他、お取引先さまに予め明示し、同意いただいた目的のため

   ②弊社の株主さまに関する個人情報

   • 法令にもとづく義務の履行、権利の行使のため
   • 株主さまとしての地位に関し、弊社から各種便宜を供与するため
   • 各種法令にもとづく所定の基準による株主さまのデータを作成するなど、管理のため

   ③お問い合わせや苦情に関する個人情報

   • ご本人への回答あるいは連絡のため
   • ご本人からいただいたご意見やご要望などを踏まえ、弊社の業務活動の改善を行うため

   ④弊社に入社を希望される方に関する個人情報

   • 応募者への連絡及び情報提供並びに採用選考のため

   ⑤弊社の従業者に関する個人情報

   • 従業者の適切な雇用管理及び関連業務のため

   (4)弊社が共同利用を行っている個人情報はありません。

   (5)弊社は、ご本人から同意をいただいた利用目的の範囲を超えて、あるいは別の利用目的で個人情報を利用する必要が生じた場合は、事前にご本人に新しい目的を通知し、改めて同意をいただいたうえで利用します。但し、新しい利用目的が以前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内であるときはこの限りではありません。
   （特定個人情報については、ご本人の同意の有無に関らず、いかなる場合も個人番号を利用できる事務の範囲内の利用とします。）

   （注）個人情報のご提供は任意ですが、特定の個人情報をご提供いただけない場合は、お客さまが利用できない（あるいは弊社が提供できない）サービスもあり得ますので予めご了承ください。

3. 3. 個人情報の第三者提供について

   弊社は、お客さまから取得しました個人情報を適切に管理し、予めお客さまの同意を得ることなく（特定個人情報についてはお客さまの同意の有無に関らず）第三者に提供することはありません。但し、次の場合（特定個人情報については番号法第19条の制限に該当する場合）は除きます。

   • 利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取り扱いの全部または一部を第三者に委託する場合。
     （この場合、弊社は、機密保持ならびに安全管理目的で当該委託先と個人情報の取り扱いに関する契約を締結し、かつ当該委託先に対し適切に管理監督を行います。）
   • その他法令にもとづく場合。

4. 4. 「開示などの求め」に応じる手続などに関する事項

   弊社は、個人情報の本人またはその代理人からの利用目的の通知、開示、訂正、追加または削除、利用または提供の拒否、第三者提供記録の開示の求めに対応しています。
   (1)開示の対象としている項目

   開示の対象としている項目は、「氏名」「住所」「性別」「生年月日」「電話番号」「E-mailアドレス」その他所定の事項となります。詳細は後述する弊社所定の『個人情報開示等請求書』をご覧ください。

   (2)「開示などの求め」の申出先

   開示などの求めは下記宛、所定の申請書に必要事項を記入し、ご郵送ください。なお、封筒に朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添え頂ければ幸いです。

   〒108-8325
   東京都港区三田二丁目17番25号
   株式会社新進商会　情報管理委員会事務局　宛

   (3)「開示などの求め」に際して提出すべき書面（様式）など

   「開示などの求め」を行う場合は、次の申請書(A)をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類(B)を同封してください。

   (A)弊社所定の申請書

   『個人情報開示等請求書』

   (B)本人確認のための書類

   「なりすまし」などによる個人情報の漏洩を防ぐため、ご本人であることを確認させていただくための以下のいずれかの書類を必ずご同封願います。

   ①ご請求者が会社・学校・団体に属する個人の方の場合

   • 社員証・職員証（氏名・住所記載）及び名刺の写し1通
     （学生の場合は学生証など）

   ②ご請求者が個人の方の場合（ご本人の氏名・住所と同一の氏名・住所が記載されている次の書類の中からいずれか1通）

   • 運転免許証の写し
   • 旅券（パスポ－ト）の写し
   • 年金・福祉手帳の写し
   • 個人番号カードの写し（表面のみコピーして下さい。）
   • 在留カードの写し

   (4)代理人による「開示などの求め」

   ご請求者が未成年または成年被後見人の法定代理人もしくは開示などの求めをすることにつきご本人が委任した代理人である場合は、上記に記載の本人確認のための書類に加えて下記のいずれかの書類を同封してください。

   ①親権者からの申し出の場合
   住民票（個人番号の記載がないもの）の写し・戸籍謄本・戸籍抄本のいずれか１通
   ※ご本人と代理人の関係が確認できるもの。
   ※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。

   ②親権者以外の成年後見人からの申し出の場合

   • ご本人と代理人の関係を示す公的証書　1通
   • 代理人本人を確認するための書類　1通
     （運転免許書の写し、旅券（パスポ－ト）の写し、住民票（個人番号の記載がないもの）の写し、個人番号カードの写し（表面のみコピーして下さい。）、戸籍謄本、戸籍抄本のいずれか）
     ※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。

   ③委任による代理人からの申し出の場合

   • 委任状（ご本人の署名捺印のあるもの）　1通
   • ご本人の印鑑証明書　1通
   • 代理人本人を確認するための書類　1通
     （運転免許書の写し、旅券（パスポ－ト）の写し、住民票（個人番号の記載がないもの）の写し、個人番号カードの写し（表面のみコピーして下さい。）、戸籍謄本、戸籍抄本のいずれか） ※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。
   (5)「開示などの求め」の手数料

   「開示のご請求」および「利用目的の通知のご請求」に関しましては、1回のご請求ごとに800円を手数料として申し受けます。（その他は無料）
   800円分の郵便定額小為替を申請書類に同封して下さい。
   ※手数料が不足していた場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応しますので御了承ください。

   (6)「開示などの求め」に対する回答方法

   ご請求者宛に書面（電磁的方法含む）によってご回答させていただきます。

   (7)開示などの求めに関して取得した個人情報の「利用目的」
   

   開示などの求めに伴い取得した個人情報は、開示などの求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。ご提出いただいた書類は、開示などの求めに対する回答が終了した後、5年間保存し、その後廃棄します。

   (8)個人情報の不開示

   次に定める場合は、個人情報を不開示とします。不開示を決定した場合は、その旨について理由を付記して通知申し上げます。なお、不開示の場合でも、所定の手数料を申し受けますので御了承ください。

   • 申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・弊社の登録住所が一致しないときなど、本人が確認できない場合
   • 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
   • 所定の申請用紙に不備があった場合
   • 開示などの請求に弊社が応じる権限を有しない場合
   • 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
   • 弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
   • 他の法令に違反することとなる場合

5. 5. 「苦情」の受付窓口に関する事項

   (1)個人情報の取り扱いに関する苦情の申出先
   弊社の個人情報の取り扱いに関する苦情については、お客さまの情報をご登録いただいた際に明示させていただきました各々の主管部署担当窓口にお申し出ください。
   もし、主管部署担当窓口が不明な場合は、下記までお申し出ください。
   
   ①お電話による場合
   株式会社新進商会　情報管理委員会事務局 宛
   03-3455-1961（代表）
   
   ②お手紙による場合
   〒108-8325
   東京都港区三田二丁目17番25号
   株式会社新進商会　情報管理委員会事務局 宛
   
   ③ご来社について
   直接ご来社頂いてのお申し出はお受け致しかねますので、その旨御了承賜りますようお願い申し上げます。

   (2)弊社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称及び苦情の申立先
   現在、弊社の所属する認定個人情報保護団体はありません。